A maior parte do atraso na contabilidade de uma loja não é culpa do contador nem do dono: é papel que sumiu. Esta é a lista do que separar, e um jeito simples de não perder nada.
Todo mês a contabilidade pede as mesmas coisas, e todo mês alguma some. Não é desorganização: é que o documento chega no meio do expediente, com fila no balcão, e vai parar em cima da geladeira.
A lista abaixo é curta de propósito. Se você separar só isso, o mês fecha.
As notas de compra
Tudo que entrou na loja: carne do frigorífico, embalagem, tempero, material de limpeza, gás, uniforme. A nota da compra é o que comprova a despesa. Sem ela, o dinheiro saiu e não há como mostrar em quê.
As notas de venda
O que você emitiu no período. Se a loja usa sistema, é relatório; se emite pelo portal, é o arquivo do mês. O importante é que o total bata com o que entrou no caixa.
Os extratos
Conta da empresa e as maquininhas. O extrato mostra o que de fato entrou e quando, e é ele que fecha a diferença entre a venda do dia e o dinheiro na conta, por causa do prazo do cartão.
O que mudou nas pessoas
- Quem entrou, com os documentos da admissão.
- Quem saiu, e em que dia.
- Quem tirou férias.
- Atestado, hora extra, adiantamento.
Isso precisa chegar antes do fechamento da folha, não depois. Informação de pessoal que chega atrasada vira acerto no mês seguinte, e acerto é onde nasce discussão com funcionário.
Um jeito que funciona
Uma pasta física atrás do balcão e um álbum no celular. Chegou papel, vai para a pasta. Chegou por WhatsApp ou e-mail, foto no álbum. No fim do mês, você manda a pasta inteira de uma vez em vez de caçar documento por documento.
Não existe contabilidade em dia com documento atrasado. O resto do trabalho é nosso; essa parte só você pode fazer.